Số hóa là quá trình gì? Tìm hiểu từ A-Z

1. Số hóa là gì? 

Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi thông tin trên giấy và các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số trong đó thông tin được tổ chức thành các bit và byte. Giống như quét một bức ảnh hoặc chuyển đổi một báo cáo giấy thành PDF. Dữ liệu không bị thay đổi – nó chỉ đơn giản được mã hóa theo định dạng kỹ thuật số.

Số hóa có tầm quan trọng rất lớn đối với việc xử lý, lưu trữ và truyền dữ liệu, bởi vì nó “cho phép thông tin của tất cả các loại ở mọi định dạng được thực hiện với cùng hiệu quả và cũng được xen kẽ”. Mặc dù dữ liệu được lưu trữ ở dạng vật lý (analog data) thường ổn định hơn, nhưng dữ liệu số có thể dễ dàng được chia sẻ và truy cập hơn và theo lý thuyết, có thể được truyền đi vô thời hạn, không bị mất mát qua thời gian và qua các lần sao chép dữ liệu, miễn là nó được chuyển sang các định dạng mới, ổn định.

Số hóa trong một tổ chức cung cấp một lợi thế để thực hiện mọi thứ nhanh hơn, tốt hơn và rẻ hơn. Số hóa có thể gặt hái lợi ích hiệu quả khi dữ liệu số hóa được sử dụng để tự động hóa các quy trình và cho phép khả năng truy cập tốt hơn – nhưng số hóa không tìm cách tối ưu hóa các quy trình hoặc dữ liệu. Từ đó, nó có thể cung cấp lợi nhuận tốt hơn và có nhiều cơ hội sản xuất giá trị.^[3]

• 1890 – Một anh chàng tên Herman Holerith, người sáng lập một công ty mà sau này trở thành , đã phát minh ra một hệ thống thẻ đục lỗ để lập bảng điều tra dân số Hoa Kỳ.  Chuyển đổi công cụ thực tế thành một cái gì đó khác biệt là về ý tưởng đơn giản nhất mà một máy tính có.
• 1936 – Alan Turing phát minh ra một cỗ máy tính toán khổng lồ dùng để giúp mã hóa thông tin liên lạc của Đức Quốc xã.  Được gọi là Máy Turing, đây là thiết bị đầu tiên có thể tính toán những phép tính khổng lồ, dường như không thể tưởng tượng được.
• 1937 – Claude Shannon đã viết một luận án về mã nhị phân, một cách biểu diễn các từ và số là 1 và 0, mở ra khả năng của bảng mạch, lưu trữ và bộ xử lý, tất cả đều đặt nền tảng cho những gì chúng ta gọi là chương trình máy tính ngày nay.
• 1943-1944 – Một cặp giáo sư phát minh ra một cỗ máy khổng lồ có thể tính toán các phương trình thông qua lập trình. Đây là máy đầu tiên cho phép mọi người nhập dữ liệu và lấy dữ liệu mới mà không cần bánh răng và dây đai.
• 1953 – Một phụ nữ tên Grace Hopper phát minh ra ngôn ngữ lập trình đầu tiên, thay đổi cách dữ liệu được dịch và lưu trữ mãi mãi.
• 1957 – SEAC (Máy tính tự động điện tử tiêu chuẩn) được phát minh là máy tính đầu tiên có thể quét hình ảnh, lưu trữ và tái tạo nó thành pixel.
• 1971 – Thiết bị kết nối sạc đầu tiên được phát minh.  Đây là một số công cụ dễ sử dụng đầu tiên có thể lấy dữ liệu tương tự (ví dụ: hình ảnh) và chuyển đổi chúng sang định dạng kỹ thuật số.
• 1974-1977 – Máy tính gia đình đầu tiên bắt đầu tung ra thị trường 1975 – Máy ảnh kỹ thuật số đầu tiên được phát minh.  Điều này rất quan trọng, vì đây là lần đầu tiên ảnh có thể được chụp và lưu vào bộ nhớ máy tính mà không phải xem phim trước.
• 1986 – Một nhóm người bắt đầu làm việc với định dạng JPEG, một cách để nén hình ảnh thành các phần dữ liệu nhỏ hơn gọi là byte.  Nén làm cho nó có thể làm cho kích thước tệp hình ảnh nhỏ hơn nhiều và, bằng cách mở rộng, giá cả phải chăng.
• 2018 – Kodak cung cấp dịch vụ cho những người mà họ có thể gửi băng video, ảnh và slide cũ và chuyển đổi chúng sang định dạng kỹ thuật số.

Phân biệt số hoá và chuyển đổi số

Số hóa là việc chuyển đổi thông tin và dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng điện tử để dễ dàng quản lý và truy cập. Trong khi đó, chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là việc số hóa dữ liệu mà còn liên quan đến việc sử dụng công nghệ số hóa để thay đổi cách hoạt động và quy trình của tổ chức, tạo ra sự thay đổi toàn diện và tạo ra giá trị mới.

2 .Hình thức số hoá hiện nay

Trong số hóa, có 2 thuật ngữ cơ bản là Số hóa thông tin (Digitization) và Số hóa quy trình (Digitalization), trong đó:

Số hóa thông tin, dữ liệu (Digitization)

Là phương pháp số hóa chuyển đổi dữ liệu, thông tin từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Hệ thống máy tính tiếp nhận, xử lý thông tin và sử dụng theo các mục đích khác nhau. Tất cả các dữ liệu như văn bản, hình ảnh, âm thanh,… đều có thể số hóa và hiển thị trong máy tính.

Chẳng hạn, nếu mô hình truyền thông, chúng ta thường lưu trữ mọi thông tin trên giấy tờ, nếu nhiều thì việc tìm kiếm sẽ rất mất thời gian. Còn với số hóa, tất cả tài liệu sẽ được lưu trữ ở dạng file điện tử như PDF trên máy tính, khi tìm lại sẽ rất dễ dàng, nhanh chóng.

Số hóa quy trình (Digitalization)

Số hóa quy trình là các hoạt động áp dụng công nghệ để tự động hóa một số quy trình hoạt động trong công ty.

Chẳng hạn, doanh nghiệp áp dụng các chữ ký điện tử thay thế cho việc ký trực tiếp và lưu trữ trên giấy như truyền thông. Với phương pháp này, nhân viên không cần phải tới trực tiếp công ty để ký, giúp tiết kiệm thời gian, công sức.

Các dạng số hóa dữ liệu lưu trữ

Số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp hữu hiệu trong việc giải quyết những vấn đề khi lưu trữ, truy cập, chia sẻ hồ sơ, thông tin. Đồng thời có thể chỉnh sửa và tái sử dụng một cách linh hoạt. Số hóa dữ liệu hỗ trợ tối ưu việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu, mở rộng phạm vi người dùng và lưu lượng tài liệu. Các dạng số hóa dữ liệu lưu trữ bao gồm:

Số hóa hồ sơ

Số hóa hồ sơ là quá trình chuyển dữ liệu từ dạng văn bản thành dữ liệu số. Khi số hóa hồ sơ, chúng ta không cần viết tay, đánh máy rồi lưu trữ, điều này giúp giảm bớt các giấy tờ rườm rà, tiết kiệm thời gian làm hồ sơ và một khoản chi phí không nhỏ.

Số hóa hình ảnh 

Số hóa hình ảnh là quá trình chuyển đổi một hình ảnh từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng máy quét, máy ảnh kỹ thuật số hoặc máy chiếu. Khi hình ảnh được số hóa, nó sẽ được lưu trữ dưới dạng một tập tin kỹ thuật số có thể được xem, chỉnh sửa và chia sẻ trên máy tính.

Vai trò của số hoá trong doanh nghiệp

Tăng cường hiệu suất làm việc

Một số lý do mà vai trò của số hóa giúp tăng cường hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp:

• Tăng tốc độ truy cập, xử lý thông tin: Thông tin được lưu trữ ở dạng kỹ thuật số có thể được truy cập dễ dàng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Điều này có thể giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và công sức khi tìm kiếm thông tin.
• Tăng tính chính xác và độ tin cậy: Dữ liệu số chính xác và nhất quán giúp tránh sai sót liên quan đến việc sao chép, nhập liệu hoặc truyền thông tin.
• Tự động hóa các tác vụ: Số hóa có thể giúp tự động hóa các tác vụ thủ công, chẳng hạn như nhập dữ liệu, gửi email và tạo báo cáo. Giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
• Cải thiện giao tiếp: Số hóa có thể giúp cải thiện giao tiếp bằng cách cho phép nhân viên cộng tác và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn. Từ đó cải thiện hiệu quả của nhóm và thúc đẩy sự đổi mới.

Tiết kiệm ngân sách

Có thể nói, số hóa cho phép doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí khổng lồ, bởi:

• Tiết kiệm chi phí lưu trữ vật lý: Số hóa cho phép lưu trữ thông tin dưới dạng số, giảm/ loại bỏ nhu cầu sử dụng vật liệu lưu trữ vật lý. Điều này giúp giảm chi phí mua sắm và duy trì các phương tiện lưu trữ, cũng như tiết kiệm không gian văn phòng.
• Giảm chi phí in ấn và sao chụp: Khi dữ liệu được số hóa, cần ít hoặc không có nhu cầu in ấn hoặc sao chụp giấy. Điều này giúp giảm chi phí mực in, giấy, máy in và bảo trì máy in.
• Giảm chi phí vận chuyển và giao nhận: Số hóa cho phép truyền tải và chia sẻ thông tin qua mạng internet, email hoặc các hệ thống truyền tải điện tử khác. Điều này giảm nhu cầu vận chuyển và giao nhận tài liệu vật lý, giúp tiết kiệm chi phí liên quan đến gửi thư, bưu phẩm và dịch vụ vận chuyển.

Tính bảo mật cao

Số hóa có thể giúp tăng cường tính bảo mật, bằng cách:

• Thông tin được lưu trữ ở dạng số có thể được bảo vệ bằng nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như mã hóa, tường lửa,…
• Thực hiện việc sao lưu định kỳ và khôi phục dữ liệu là một phần quan trọng của bảo mật. Đảm bảo rằng dữ liệu số được sao lưu định kỳ và lưu trữ an toàn để khôi phục lại trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc mất mát dữ liệu

Lưu trữ lâu dài

Chuyển sang hình thức số hóa giúp các tài liệu trong doanh nghiệp được giữ an toàn hơn. Cụ thể:

• Khi tài liệu được số hóa, không còn nhu cầu sử dụng các phương tiện lưu trữ vật lý như giấy, băng đĩa, hộp lưu trữ. Điều này giảm nguy cơ mất mát dữ liệu gây ra bởi sự hư hỏng, thiệt hại hoặc mất cắp
• Tài liệu số có thể được sao lưu và lưu trữ dễ dàng bằng cách tạo bản sao điện tử và lưu trữ trên nhiều thiết bị hoặc hệ thống khác nhau
• Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu số hoặc công cụ tìm kiếm, người dùng có thể nhanh chóng tìm thấy tài liệu cần thiết và truy cập nhanh vào nội dung
• Với các biện pháp bảo quản kỹ thuật số thích hợp, tài liệu số có thể được bảo quản trong thời gian dài mà không bị ảnh hưởng bởi môi trường.

Là tiền đề cho quá trình chuyển đổi số

Số hóa là tiền đề quan trọng cho công cuộc chuyển đổi số trong mọi khía cạnh của đời sống. Chuyển đổi số đề cập đến quá trình sử dụng công nghệ số để cải tiến và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh, quản lý và tương tác với khách hàng. Trong khi số hóa đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra nguồn dữ liệu số, tức là dữ liệu được biểu diễn dưới dạng số hóa, thay vì dữ liệu dạng truyền thống như giấy tờ hoặc tài liệu vật lý. Việc số hóa dữ liệu làm cho nó dễ dàng truy cập, quản lý và chia sẻ thông qua các hệ thống và ứng dụng kỹ thuật số.

Một số câu hỏi thường gặp về số hoá

Các dạng lưu trữ tài liệu số hóa phổ biến?

Có nhiều cách khác nhau để lưu trữ tài liệu số hóa. Một số phương pháp phổ biến như:

• Lưu trữ đám mây: Lưu trữ đám mây là một phương pháp lưu trữ tài liệu trực tuyến trên các máy chủ của bên thứ ba. Đây là một cách thuận tiện và tiết kiệm chi phí để lưu trữ lượng lớn tài liệu.
• Lưu trữ cục bộ: Lưu trữ cục bộ là một phương pháp lưu trữ tài liệu trên ổ cứng máy tính. Đây là một cách linh hoạt và bảo mật hơn lưu trữ đám mây, nhưng nó cũng tốn kém hơn và có thể tốn nhiều dung lượng.
• Lưu trữ hybrid: Là một phương pháp kết hợp giữa lưu trữ truyền thống và lưu trữ đám mây để đáp ứng nhu cầu lưu trữ và quản lý dữ liệu của một doanh nghiệp.

Vì sao số hóa ngày càng quan trọng?

Số hóa là một quá trình quan trọng vì nó cho phép chúng ta lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Nó tạo ra một cách tiếp cận, tư duy mới, giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vai trò của mình trong lĩnh vực hoạt động. Số hóa mang lại lợi nhuận, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tạo tiền đề cho thành công trong quá trình chuyển đổi số.

Ứng dụng thực tiễn của số hóa?

• Giáo dục: Số hóa có thể được sử dụng để cung cấp các khóa học trực tuyến, tạo ra các tài liệu học tập tương tác và đánh giá hiệu quả học tập của học sinh
• Ngân hàng: Có thể được sử dụng để thực hiện các giao dịch ngân hàng trực tuyến, quản lý tài khoản và đầu tư
• Logistics: Sử dụng để theo dõi hàng hóa trong quá trình vận chuyển, quản lý kho bãi và giao hàng
• Sản xuất: Thiết kế sản phẩm, quản lý chuỗi cung ứng và điều khiển các máy móc sản xuất
• Truyền thông: Phát sóng truyền hình và radio, sản xuất phim và chương trình truyền hình, lưu trữ nội dung số
• Giải trí: Số hóa có thể được sử dụng để chơi game, xem phim, nghe nhạc và đọc sách điện tử.

Các sản phẩm số hóa phổ biến?

Hiện nay có rất nhiều sản phẩm số hóa phổ biến, chẳng hạn như Ebook, các khóa học online, phần mềm máy tính, Freepik, Canva, Podcast,…

Nhược điểm của số hóa là gì?

• Chi phí: Số hóa có thể tốn kém, đặc biệt nếu doanh nghiệp cần số hóa một lượng lớn thông tin
• Tuân thủ: Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về bảo mật và quyền riêng tư khi số hóa thông tin

Công nghệ làm cơ sở cho quá trình số hóa tiếp tục phát triển nhanh chóng, ngay cả khi chúng vẫn đang được áp dụng trong doanh nghiệp và xã hội hằng ngày. Tuy nhiên, số hóa không chỉ đơn giản là vấn đề có nhiều công nghệ hơn. Số hóa rất quan trọng đối với một tổ chức vì nó mở ra những tư duy và cách tiếp cận mới trong cách tổ chức nhận thức vai trò của mình trong hệ sinh thái và cơ hội tăng lợi nhuận. Quan trọng là, trong số hóa, bản thân công nghệ không phải là mục đích cuối cùng.